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As empresas têm utilizado a teleconferência como ferramenta para divulgar seus resultados e fatos relevantes em reuniões públicas com investidores e profissionais.
Segundo o Codim, a teleconferência é um meio de comunicação eficiente e deve ser utilizado para dar acesso e gerar interatividade, de maneira ampla e irrestrita, entre os administradores e os públicos estratégicos da companhia. Por meio desse instrumento, é possível divulgar informações e esclarecimentos da empresa, privilegiando a tempestividade, a equidade e a transparência.
Esse tipo de comunicação pode ser feito tanto por meio de telefone (teleconferência), como pela internet (webcast, transmissão do áudio ao vivo, com apresentação de slides), sendo preferível a utilização simultânea dos dois meios para garantir maior disseminação e equidade na divulgação das informações.
A data da teleconferência deve ser amplamente divulgada pela companhia. A reunião é dividida em duas partes: apresentação inicial e sessão de perguntas e respostas. Todos os questionamentos precisam ser respondidos. A distribuição de tempo deverá ser suficiente para garantir o esclarecimento de todas as dúvidas dos participantes.
A companhia também deve utilizar os sistemas de comunicação formais dos órgãos reguladores e autorreguladores para ampliar a divulgação da realização da teleconferência, bem como oferecer acesso (links) do webcast para entidades, instituições e os portais econômico-financeiros.
A teleconferência deve ser realizada, no menor prazo possível, após a divulgação de fato que possa ter impacto material, visando à disseminação das informações de forma plena, uniforme e simultânea. DENTRE OS FATOS QUE AFETAM A PERCEPÇÃO DO MERCADO DE CAPITAIS CONSTAM, POR EXEMPLO, DIVULGAÇÃO DE RESULTADOS, AQUISIÇÕES, INCORPORAÇÕES, FUSÕES, REESTRUTURAÇÕES ADMINISTRATIVAS, PERDAS E GANHOS NÃO ESPERADOS.
A teleconferência para o mercado brasileiro deve ser feita em português e, especificamente aquela sobre divulgação de resultados, seguindo a legislação societária brasileira. A companhia que fizer teleconferência em quaisquer outros idiomas deve disponibilizar em seu site, o mais breve possível, a transcrição completa da apresentação, incluindo a sessão de perguntas e respostas traduzida para os idiomas utilizados, dando acesso a todos os públicos.
Para que seja produtiva a todos os interessados, a teleconferência sobre a divulgação de resultados deve ser realizada em até três dias úteis após a disponibilização das demonstrações contábeis aos órgãos reguladores. A divulgação de um fato relevante deve sempre preceder a teleconferência.
Todas as informações que possam modificar as expectativas em relação à companhia devem ser entregues à CVM e amplamente divulgadas antes de uma teleconferência. Se, durante a teleconferência, eventualmente ocorrer a divulgação de alguma informação que possa interferir materialmente nas expectativas dos investidores, esta deve ser informada imediatamente aos órgãos reguladores e autorreguladores e disseminada ao mercado, bem como ser disponibilizada no site da companhia.
O conteúdo da teleconferência deve ser divulgado no site da companhia, devendo constar o período e o áudio da apresentação, da transcrição da exposição e da sessão de perguntas e respostas. Em muitas empresas, a teleconferência marca o final da divulgação de resultados por entender que, dessa forma, a divulgação foi realizada de maneira ampla, inclusive com esclarecimento de questões pela administração. A teleconferência poderá também ser utilizada em reuniões públicas com investidores e profissionais de investimentos, com transmissão ao vivo e com total interatividade para perguntas e respostas.
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PELAS DIRETRIZES DO CODIM, TODA TELECONFERÊNCIA DEVE SER PÚBLICA. A COMPANHIA DEVE DIVULGAR A LINHA TELEFÔNICA E/OU E-MAIL (WEBCAST – INTERNET) DE ACESSO.
AINDA PELAS DIRETRIZES DO CODIM, DEVIDO AO CARÁTER PÚBLICO DA TELECONFERÊNCIA, NENHUMA PERGUNTA PODE SER FILTRADA, OU SEJA, TODAS DEVEM SER RESPONDIDAS.
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