As companhias devem enviar simultaneamente à CVM e às entidades administradoras do mercado na qual seus valores mobiliários sejam admitidos à negociação as informações relativas ao cumprimento das obrigações periódicas e eventuais estabelecidas na Lei das S.A. e na regulamentação editada pela CVM.
Adicionalmente, as companhias devem colocar e manter essas informações à disposição dos investidores em sua sede pelo prazo mínimo de três anos contados da data de sua divulgação (a não ser que outro prazo seja exigido pela legislação ou regulamentação aplicável). Companhias registradas junto à CVM na categoria A (a qual autoriza a negociação de quaisquer valores mobiliários em mercados regulamentados) devem ainda colocar e manter as informações em sua respectiva página na internet também pelo período mínimo de três anos contados da data de sua divulgação.
O encaminhamento das informações periódicas e eventuais deve ser feito da seguinte maneira:
- Pelo programa Empresas.net (download a ser realizado na página da CVM na internet), devem ser encaminhados os seguintes documentos: formulário cadastral, formulário de referência e formulários DFP e ITR; e
- Pelo Sistema IPE (a ser acessado pela página da CVM na internet, ou ainda, pela página da BM&FBOVESPA, ainda que a companhia não tenha registro na Bolsa), devem ser encaminhadas as demais informações periódicas e as informações eventuais.
O departamento de Relações com Investidores é peça-chave neste processo, sendo a área da companhia responsável por manter acompanhamento rígido de prazos e formas de cumprimento de tais obrigações periódicas e eventuais, de modo a evitar atrasos indesejados, ou ainda, a divulgação de informações ao mercado de maneira indevida.