O formulário de referência é um documento eletrônico, de encaminhamento periódico e eventual.
O conjunto de informações contido no formulário de referência deve ser um retrato verdadeiro, preciso e completo da situação econômico-financeira do emissor e dos riscos inerentes às suas atividades e dos valores mobiliários por ele emitidos, conforme consta da declaração que o diretor presidente e o diretor de Relações com Investidores devem firmar pela companhia em benefício do mercado. Nesse sentido, os responsáveis pelo conteúdo do formulário de referência devem zelar constantemente pela permanente qualidade e atualização das informações ali descritas, sendo, para tanto, indispensável a constante interação entre as diferentes áreas da companhia, com a participação ativa do departamento de Relações com Investidores, para assegurar a completude e qualidade do documento.
O formulário de referência deve ser integralmente atualizado e entregue anualmente, em até cinco meses contados da data de encerramento do exercício social da companhia.
As companhias também deverão providenciar a reentrega do formulário de referência devidamente atualizado na data de qualquer pedido de registro de distribuição pública de valores mobiliários.
Adicionalmente, as companhias deverão proceder à atualização do formulário de referência, em até sete dias úteis contados da ocorrência de qualquer fato que dê ensejo à necessidade de atualização, dentre eles:
Pelas companhias registradas na categoria A:
- alteração de administrador ou membro do conselho fiscal do emissor;
- alteração do capital social;
- emissão de novos valores mobiliários, ainda que subscritos privadamente;
- alteração nos direitos e vantagens dos valores mobiliários emitidos;
- alteração dos acionistas controladores, diretos ou indiretos, ou variações em suas posições acionárias iguais ou superiores a 5% de uma mesma espécie ou classe de ações do emissor;
- quando qualquer pessoa natural ou jurídica, ou grupo de pessoas representando o mesmo interesse atinja participação, direta ou indireta, igual ou superior a 5% da mesma espécie ou classe de ações do emissor, desde que o emissor tenha ciência de tal alteração;
- variações na posição acionária das pessoas acima mencionadas superiores a 5% da mesma espécie ou classe de ações do emissor, desde que o emissor tenha ciência de tal alteração;
- incorporação, incorporação de ações, fusão ou cisão envolvendo o emissor;
- alteração em projeções ou estimativas ou divulgação de novas projeções e estimativas;
- celebração, alteração ou rescisão de acordo de acionistas arquivado na sede do emissor ou do qual o controlador seja parte referente ao exercício do direito de voto ou poder de controle do emissor; e
- decretação de falência, recuperação judicial, liquidação ou homologação judicial de recuperação extrajudicial.
Pelas companhias registradas na categoria B:
- alteração de administrador;
- emissão de novos valores mobiliários, ainda que subscritos privadamente;
- alteração dos acionistas controladores, diretos ou indiretos, ou variações em suas posições acionárias iguais ou superiores a 5% da mesma espécie ou classe de ações do emissor;
- incorporação, incorporação de ações, fusão ou cisão envolvendo o emissor;
- alteração nas projeções ou estimativas ou divulgação de novas projeções e estimativas; e
- decretação de falência, recuperação judicial, liquidação judicial ou extrajudicial ou homologação judicial de recuperação extrajudicial.
O formulário de referência deve ser preenchido e encaminhado à CVM por meio do programa Empresas.net. Para o seu correto preenchimento, recomenda-se a leitura dos ofícios circulares anualmente emitidos pela SEP, que trazem orientações a esse respeito.